Kiedy jest czas na wynajęcie zarządzanego dostawcy usług IT?

Dzięki zaawansowaniu oprogramowania i technologii zdalnego dostępu dostawcy usług IT (Managed IT Service Providers - MSP) są realnym rozwiązaniem dla wielu firm. Wiele problemów i problemów informatycznych można teraz rozwiązać zdalnie za ułamek ceny własnej.

Dostawcy usług MSP posiadają wyspecjalizowany zespół pracowników IT, którzy oferują swoim klientom szereg usług. Chociaż jest to często największy powód dla małych i średnich przedsiębiorstw (SMB), aby zatrudnić MSP, nie jest to jedyny. Oznacza to również, że firma może skupić się na rozwoju przy wsparciu dostawcy usług IT, który może rozwijać się wraz z nimi. Mogą one pozostać bezpieczne dzięki lepszym opcjom bezpieczeństwa, otrzymać najlepszą wiedzę z zakresu IT bez konieczności wypłacania znacznych wynagrodzeń, mieć dostęp 24/7/365 do najwyższej klasy usług i wiele więcej.

Eksplozja technologii

Nowo powstająca technologia biurowa jest kosztowna i zawsze się zmienia, więc zarządzanie i konserwacja sprzętu biurowego i infrastruktury IT może sprawiać wrażenie pracy w pełnym wymiarze godzin. Dostawcy usług MSP mogą zaoferować kompleksowe usługi IT dostosowane do Twoich konkretnych potrzeb. Niezależnie od tego, czy chodzi o oprogramowanie pocztowe, nowy serwer, czy też konfigurację bezpiecznych sieci i kopiarek wielofunkcyjnych.

 

Dzięki zarządzanym usługom informatycznym rzadko trzeba kupować oprogramowanie i sprzęt oraz płacić za szkolenie personelu, aby z niego korzystać. Wszystko to jest pokrywane przez koszt MSP. W związku z tym Twoja firma ma dostęp do technologii, o której prawdopodobnie nie wie nawet Twoja konkurencja, co daje Ci zdecydowaną przewagę rynkową.

 

Dostawcy w pełni zarządzanych rozwiązań IT są na bieżąco z najnowszymi i pojawiającymi się technologiami. W związku z tym mogą doradzić, jaki sprzęt lub oprogramowanie byłoby najlepszym wyborem dla każdego nowego przedsięwzięcia, które rozważasz. Możliwość porozmawiania z menedżerem IT o Twoim pomyśle i odkrycia możliwości przejścia od pomysłu do rzeczywistości jest tym, co oznacza posiadanie partnerstwa opartego na współpracy. Zdobywasz dogłębną wiedzę eksperta branżowego, uzyskując dostęp do najnowocześniejszych technologii i rozwiązań, które pasują do Twojego projektu, za ułamek kosztów.

 

Rosnące zapotrzebowanie biznesu na IT

Wraz z rozwojem Twojej firmy, rosną również potrzeby w zakresie IT. Więcej ludzi oznacza więcej komputerów, więcej dostępu do sieci, więcej rozwiązań w zakresie druku itp. Dzisiejsze środowisko pracy nie toleruje kosztownych zakłóceń IT i wymaga, aby firmy nadążały za najnowszą technologią. Oprogramowanie i sprzęt mogą czasami wydawać się przestarzałe z dnia na dzień, gdy na rynek trafiają najnowsze i największe produkty. Każda firma zarządzająca operacjami informatycznymi we własnym zakresie - bez względu na to, czy dysponuje głębokimi kieszeniami i talentem informatycznym z najwyższej półki - będzie miała trudności z nadążeniem za rosnącymi wymaganiami. Z drugiej strony, renomowani dostawcy usług MSP dysponują szeregiem specjalistów IT o różnych umiejętnościach, którzy potrafią przewidzieć zagrożenia i podjąć działania zapobiegawcze w celu uniknięcia przestojów. Ponadto mogą oni szybko wdrażać nowe rozwiązania i technologie w Twojej firmie.

 

Utrzymanie bezpieczeństwa wrażliwych danych klientów i firm jest również ogromnym problemem dla firm, ponieważ czekamy na rok 2020. Przedsiębiorstwa każdej wielkości są narażone na naruszenia, a zagrożenia dla bezpieczeństwa firmy zmieniają się niemal codziennie. Gdy tylko jedno z tylnych drzwi do sieci Twojej firmy zostaje zamknięte, kolejne są otwierane przez cyberprzestępców. Nadążanie za tymi zagrożeniami jest samo w sobie pracą na pełny etat, a wiele małych i średnich przedsiębiorstw po prostu nie posiada odpowiedniej wiedzy fachowej pracowników, aby utrzymać bezpieczeństwo sieci firmowej.

 

Wielu dostawców zarządzanych rozwiązań IT oferuje zaawansowane rozwiązania zabezpieczające, które chronią firmę przed naruszeniami danych, hakerstwem i zagrożeniami cybernetycznymi. Badanie CompTIA wykazało, że 38% organizacji podaje zwiększone bezpieczeństwo i zgodność z przepisami jako jeden z największych powodów korzystania z zarządzanych usług IT. Zatrudniając firmę do zarządzania usługami IT, możesz korzystać z najwyższej klasy technologii bezpieczeństwa za ułamek tego, co kosztowałoby Cię sfinansowanie jej w całości samodzielnie.

 

Czy możesz nadążyć, zarządzając tym wszystkim wewnętrznie?

W dzisiejszym wysoce konkurencyjnym środowisku, spełnienie oczekiwań klientów jest kluczowe dla każdej firmy. Jednak nie zawsze jest to możliwe, gdy zasoby są niewystarczające, jak to ma miejsce w wielu małych i średnich przedsiębiorstwach. Kiedy codzienne zadania IT są dodawane do czyjegoś talerza, może to prowadzić do nieosiągnięcia szerszych celów biznesowych. Zarządzany dostawca usług IT może pomóc Twojemu zespołowi uwolnić czas i zasoby. W ten sposób możesz skupić się na osiąganiu celów strategicznych, które dodają zarówno wartość, jak i zysk do Twoich wyników finansowych. Zmniejszenie obciążenia pracą własnego zespołu pomoże również usprawnić działalność i zmaksymalizować wydajność.

 

Kiedy jest najlepszy lub właściwy moment na wynajęcie zarządzanego dostawcy usług IT?

Odpowiedzialność za IT w przypadku rozpoczęcia działalności spoczywa zwykle na właścicielu/operatorze - podobnie jak w przypadku wszystkich innych podmiotów. W miarę jak firma zaczyna się rozwijać, obowiązki te mogą zostać przekazane członkowi personelu. Prawdopodobnie takiemu, który nie ma pełnych kwalifikacji do wykonywania tej pracy. Kiedy więc wiesz, że nadszedł czas, aby zatrudnić dostawcę usług kierowniczych, który zajmie się zaspokojeniem potrzeb informatycznych biura?

 

Oto kilka sygnałów świadczących o tym, że być może nadszedł czas, aby podjąć się współpracy z firmą zarządzającą usługami informatycznymi:

 

1. Twoja firma nie ma wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za IT

Jeśli Twojej firmy nie stać na pełnoetatowego informatyka, możesz za bardzo polegać na najbardziej zaawansowanym technologicznie członku swojego personelu. Być może nadszedł czas, aby zastanowić się nad zarządzaniem usługami informatycznymi, jeśli niektórzy członkowie zespołu spędzają dużą część dnia, zajmując się zadaniami informatycznymi, do których początkowo nie byli zatrudnieni.

 

2. Pracownik działu IT nie jest w stanie przenieść obciążenia

Nawet jeśli masz doświadczonego technologicznie członka zespołu, który wydaje się zarządzać wymaganiami informatycznymi firmy, może nadejść czas, kiedy obciążenie związane z efektywnym wypełnianiem dwóch ról zbiera żniwo, a błędy zaczynają się zdarzać częściej. Błędne wdrożenia oprogramowania, brak aktualizacji, niezauważalne zagrożenia bezpieczeństwa, a nawet wygasające licencje na oprogramowanie. A jeśli firma ma plany na dalszy rozwój, to obciążenie stanie się tylko większe.

 

Jeśli któryś z członków zespołu poświęca ponad 10% czasu na pracę nad problemami informatycznymi, to czas na outsourcing. Dostawca zarządzanych rozwiązań IT może badać, planować i wdrażać nowe technologie, dzięki czemu Twoja firma pozostanie konkurencyjna.

 

3. Straciłeś orientację w tym, jakie oprogramowanie i sprzęt posiadasz w swojej firmie.

W miarę rozwoju firmy, będziesz zatrudniał więcej osób, kupował więcej sprzętu i subskrybował więcej programów. Śledzenie, który pracownik posiada jaki sprzęt i dostęp do jakiego oprogramowania jest niezbędny. Jeśli z trudem nadążasz za tymi informacjami, nadszedł czas, aby szukać pomocy. Usługodawca Managed Service Provider będzie prowadzić spis wszystkich urządzeń technicznych, dostęp do oprogramowania i narzędzi firmy, pomagając w zachowaniu bezpieczeństwa poufnych danych wewnętrznych.

 

4. Problemy IT są zawsze rozwiązywane w sposób reaktywny, a nie proaktywny.

Jeśli problemy IT są rozwiązywane w miarę ich pojawiania się, ale niewiele planowania idzie w kierunku unikania przyszłych problemów, nadszedł czas, aby zatrudnić dostawcę usług IT. Jeśli zawsze zlecasz outsourcing w sytuacjach awaryjnych, oznacza to, że nie dysponujesz zasobami umożliwiającymi zaplanowanie problemów występujących proaktywnie. Posiadanie od samego początku wyznaczonej firmy informatycznej ograniczy ilość awarii technologicznych. Firma zarządzająca usługami IT ma czas i zasoby, aby przewidywać aktualizacje sprzętu i oprogramowania, a także chronić firmę przed najnowszymi zagrożeniami bezpieczeństwa.

 

5. Masz ograniczony budżet, który możesz przeznaczyć na IT

Kiedy Twój budżet jest ograniczony, ale potrzeby IT Twojej firmy stale rosną, wynajęcie zewnętrznego dostawcy usług IT jest idealnym rozwiązaniem. Zarządzani dostawcy usług IT mogą zmniejszyć koszty ponoszone przez małe firmy, zwłaszcza jeśli uwzględnimy czas, który jest odbierany innym projektom, które mają wpływ na wynik finansowy. Jeśli Twój główny inżynier oprogramowania pracuje nad ponownym uruchomieniem komputera współpracownika, a nie nad dotrzymaniem terminu projektu, oznacza to marnowanie pieniędzy firmy.

 

Nawet w przypadku dedykowanego wewnętrznego technika IT, trzeba zsumować wynagrodzenie, świadczenia, powierzchnię biurową, sprzęt, szkolenia itp. Wydatek ten może nie gwarantować komuś pracy w pełnym wymiarze godzin. Wynajęcie dostawcy zarządzanych rozwiązań IT usuwa ten wydatek i może być wykorzystany w razie potrzeby, a nie w pełnym wymiarze godzin.

 

6. Nie masz żadnej strategii IT ani planu awaryjnego.

Zarządzana firma IT poprowadzi Cię przez ten proces i pomoże Ci w opracowaniu strategii, która będzie miała sens dla Twojego rozwijającego się biznesu. Obejmuje ona zapobieganie naruszeniom danych i bezpieczeństwa oraz postępowanie z nimi, a także wdrożenie planu tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii (BDR). W Innov8, nasza strategia BDR daje Państwu spokój ducha poprzez zapewnienie, że istnieje plan odzyskiwania danych w przypadku wystąpienia katastrofy.

 

7. Nie są Państwo pewni, czy przestrzegają Państwo przepisów

Rozwijająca się firma musi zapewnić przestrzeganie wszystkich zasad i przepisów dotyczących przechowywania i ochrony danych w branży. W przeciwnym razie, w przypadku audytu, mogą wystąpić poważne konsekwencje wynikające z nieprzestrzegania przepisów. Dostawca zarządzanych rozwiązań IT pomoże zapewnić zgodność z przepisami rządowymi w miarę rozwoju firmy.

 

Wniosek

 

Wiele małych i średnich przedsiębiorstw może być w stanie poradzić sobie z obecną sytuacją operacyjną w branży IT. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, kiedy firma naraża się na ryzyko i zrobić krok w kierunku bardziej ustrukturyzowanego i usprawnionego sposobu zarządzania usługami IT.

 

Jeśli nie masz wyznaczonego pracownika działu IT lub Twój personel ma trudności z poradzeniem sobie z bieżącym obciążeniem pracą, czas na outsourcing. Zespół innov8 Digital Solutions oferuje najbardziej efektywne usługi IT. Dzięki wsparciu zarówno zdalnemu, jak i na miejscu, nasi eksperci IT utrzymają i wesprą Twoje środowisko techniczne, w tym stacje robocze, komputery i routery, a także zapory ogniowe i wszystko pomiędzy nimi. Wszystkie nasze plany dotyczące zarządzanych usług IT obejmują dostęp do naszego help/service desk, zdalne wsparcie, ochronę antywirusową, zdalny monitoring i zarządzanie, kwartalne przeglądy IT i wiele innych. Dzięki innowacjom8, Twój zespół będzie działał tak sprawnie, jak to tylko możliwe, minimalizując jednocześnie czas utraty produktywności.